不知道你是否有过这样的经历？就是你在向某个人表达你的意思时，你似乎总有很多想表达的，深怕自己说少了，别人会不理解，或者会误解。但是真实的情况却是，当我们交流时，用越少的文字，会让我们的交流更有意义。

很多时候，更多的字对于外教和澄清什么是必要的，但是在信息时代，更多的字只会稀释，并让你传递的信息复杂化。

Rene Shimada Siegel是高科技联系公司的创始人和总裁。这家公司是在沟通和市场方面的咨询专家。最近Rene Shimada Siegel指出了如何帮助你更好地简练你的沟通，从而让沟通更有效？

1、即可谈到要点

Rene Shimada Siegel举了她丈夫过去在语音邮件上犯的错误。他会告诉他老板他想说什么，然后告诉他老板这个具体意味什么，然后会为他老板总结他所表达的。其实他老板早就已经知道了。Rene Shimada Siegel指出在语音邮件中，只需要先自报家门，然后告诉对方你打电话的原因，给对方打回来的一个机会。对方需要给你打回来，还是只是供参考？让对方明白。要仔细考虑，你应该用发送信息来替代语音邮件吗？

2、3是一个神奇的数字

Rene Shimada Siegel原来的工作单位是3COM。这个公司做的每件事都是3来表达。现在当Rene Shimada Siegel需要解释一些复杂的事情，曾经在3COM的经历就会提醒她将每件事减少到3个最重要的点。一般情况下，最重要的3点列出以后，你会发现其他的点都是额外的，或者是多余的。

3、使用编号

任何文件中的大块文字对于读者而言，很难集中注意力。几乎没有读者有时间、耐性或者集中注意力在这样的文字上受折磨，除非迫不得已。他们想获取他们想知道的。项目编号是Rene Shimada Siege喜欢的l快速交流方式。事先告诉读者你的信息是有关啥的，用编号概括你的点来组成简短的词汇，而非用完整的句子。最后，无论你希望读者下一步做什么，用一个希望回馈的方式来结束。

4、让会议聚焦

我们很多人都会在一种会议上感觉难受，就是某个人不断的说，没有什么时间交流。确信每个人都知道会议的目标，让时间限制在30分钟内，来保持一个紧急和专注的感觉。一些人会把日常的混乱带入到会议上，做15分钟的发言，这期间让所有人都站着。同时，需要考虑是否笔记本电脑、平板电脑、智能手机是被允许还是被禁止带到会议上。如果被允许，人们会不理会演讲者，读他们的邮件，这样也会极大的降低效率，延长整个会议。

就像苏格拉底曾经说的，“有多少事我可以不需要？”让你的沟通保持简短，要求你停下来思考什么要说，以及如何表达最重要的事情。Rene Shimada Siege认为通过简明扼要，快速、清楚的沟通，你可以用更少的资源做更多。